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【書類チェックのコツ】文書やマニュアルのミスを簡単に見つけるマル秘ノウハウを公開

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【書類チェックのコツ】文書やマニュアルのミスを簡単に見つけるマル秘ノウハウを公開

ブログを書いたり、記事を書いたり。

仕事で作成した報告者やプレゼン資料。

 

その文章の品質はどうですか?

 

誤字脱字や日本語がおかしかったりするととても恥ずかしいし、きちんとチェックしているのか?!など、信用につながったりもします。

 

そこで今回はあなたが作成した文章やマニュアルなど文章チェックのおすすめな方法を紹介します。

 

文字入力をミスするときってどんなとき?

Windowsパソコンを使ったり、Macパソコンを使ったり色々な方がいらっしゃると思いますが、文書作成はWordだったり、Power Pointだったりすると思います。

 

もう一度確認しますが、

文章は読み直していますか?

 

文章をキー入力しているときって、画面を見て入力していたり、キーボードを見て入力していたりします。

よほどのプロではない限り、目はキーボードや画面を行ったり来たりしています。

そして、文字の打ち間違いはキーボードを見ているときに多いと思います。

 

画面では文字が表示されるので間違った文字は大体気がつきますが、キーボードを見ながら入力しているとその間は文字を見ることがありません。

自分では正しく打っていると思ってはいますが、案外ここでの入力ミスが多いです。

 

はや
気が焦っているときは余計入力ミスが多くなります。

 

ですので、キーボードである程度の入力に慣れてきたら、画面を見ながら打つクセをつけると良いですね。

キーボードを見たままでは正しい文字で打っているのか、正しい漢字に変換できているかの確認がおろそかになってしまいます。

なれないうちはキーボードをゆっくり打ち、同時に画面に表示された文字を確認しながらゆっくりと入力していくことが、「品質の高い文書を作成する入り口」になります。

 

Microsoft Officeを使っている場合のチェック方法

WordやPower Pointで文書を作っていると赤い波線や青い波線が出ていることに気がつくはずです。

例えば下図のように。

誤字脱字のチェックには波線に注意する

 

まず注目すべきは赤波の波線です。

これは誤字、脱字を表しています。

 

図の部分を良く見ると「おじいんさとなっていますね。

 

ですので、Wordで文書チェックするときは、まず、赤波の表示がないか確認しましょう。

 

次に注目するべきは青波の部分です。

 

図では「へ」の部分に波がついているのが確認できます。

一見間違ってはいないように見えますが、「川へ洗濯へ」は間違いです。

一般に、「に」と「へ」には、次のようなちがいがあると言われる。

に……動作の到達点を示す

へ……動作の方向を示す

ところが、ほとんどの場合、「に」と「へ」を入れ換えても、意味は通じる。

三省堂Web Dictionary「に」と「へ」より

 

現代の日本語ではどちらも通じるものがありますが、普段から「正しい日本語の意味」を理解しておくと、こう言ったミス(ではない場合もある)を防ぐこともできますし、稚拙(幼稚)な文章を避けることも可能です。

 

誤字脱字をもっと効率よく見つけるには

文書を作成するときって今ではほとんどがパソコンだと思います。タブレットやスマホの場合もあるでしょう。

 

案外知られていませんが、パソコンやスマホの画面の文字って流し読みしてしまう傾向が強いです。

どんな情報も手軽に手に入る時代、情報を取捨選択することが多いため、人は流し読みすることに慣れてしまっています。

どういう事かというと、パソコンの画面に表示されている文字(言葉)をじっくり読むことがなかなかできているようでできていないんです。

 

あなたは読書しますか?

 

読書をするときって、文字をジックリ読みますよね。

小説なら頭の中であなたが持っているさまざまな情報を文章に照らし合わせながらあなただけの情景を作り出していきます。

 

ですので、小説を読む場合、スマホやタブレットパソコンなどの画面よりも紙で表示されている本のほうがより世界に入り込みやすいんです。

Amazon Kindleはより「本」を意識したつくりになっていますよね。

 

そういうことなんです。

 

スマホなどの端末よりも、「紙」の文字を読んだほうが、人は文章はジックリ読むんです。

 

何が言いたいのかというと、あなたがパソコンで作成した文書を一度「印刷」して紙にして読み直してください。

パソコンと紙ではまったく違います。

 

はや
チェックに気合もが入りますし、なにより文字をジックリ読むので、誤字脱字を見つけやすいです。

 

2つのチェック体制を利用することであなたの文章の質はグッと高まる(まとめ)

文章チェックする際、2つの点に注目してください。

  • 青波(あいまい語)と赤波をチェックする
  • 印刷してチェックする

 

Wordなどではどうしても誤字脱字には限界があります。

特に特殊な言葉(専門用語)を使っていた場合、Wordのチェック機能ではチェックしきれません。

そうしたときはやはり人間の目で一文字ずつチェックしていくしかありません。

 

はや
印刷してチェックすることでより高品質な文書作成を心がけるとより高品質な記事がかけますよ

 

 

 

 

参考になれば幸いです。

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