これであなたもライターに!文章を書くときの注意点と文章構成の方法

いつも本サイト「HAYAMIZ Blog」をお読みいただきありがとうございます。

みなさまにわかりやすく記事を書いている「つもり」ですが、あとあと読み返すと

これ読みづらいな・・。伝わっていないかも・・。

そんな記事がたくさんあります。伝えるって難しいです。

今回は自分の勉強の意味もこめて文章を書くときの注意点についてまとめてみました。

pensil

わたし自身、技術文章を執筆する仕事をしていますが、これじゃ伝わらないといつも上司からコメントが入ります。そしてそんな上司もマネージャーなどからコメント。マネージャーもまた・・。

はじめての人が読んでもわかる文章って難しいです。

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起承転結を意識する

わたし自身技術職なので、今回は新製品を機能紹介を書くときを例にします。

技術文章で考えると・・

「機能の紹介」「設定方法」「動作の確認」「まとめ」

といったぐあいでしょうか。

ひとつひとつの文章はできるだけ短く

文章を書く際、つい書きたいことがたくさんあってバーっと書いてしまうことありますよね。

でも、その文章は読みやすいでしょうか。

一文はできるだけ短めに書くと良いとわたしは思います。

下記の二つの文章を比べてみてください。

  • 先日、○○の製品について△△のソフトウェアがバージョンアップされ、新機能が追加、この機能は□□ではできなかったことが簡単にできるようになり設定方法をまとめましたので紹介します。
  • 先日、○○の製品について△△のソフトウェアがバージョンアップされました。このバージョンアップでは、□□ではできなかったことが簡単にできるようなります。□□の設定方法についてまとめたので紹介します。

どうでしょうか。

最初の文章では一気に説明していますが、次の文章では、項目を3つに分け、言いたいことをひとつずつ言い切るようにしています。

そうすることで、伝えたいことが伝わりやすくなるのだと思います。

代名詞はできるだけ避ける

「あれ」「これ」「それ」「彼」「彼女」などは代名詞を指しますよね。

文書で伝える場合、これらの代名詞が多くなってしまうと伝わりにくくなってしまうことがあります。

例えば・・

  • 冗長機能の設定方法とセキュリティ機能の設定方法は個別に行う必要があります。この機能の設定方法についてまとめます。

上記の例では一見文章もスッキリしていますが、「この機能」があいまいになっています。

「これらの機能」となっていれば両方の機能の設定方法の紹介なんだ!とわかりますが、「この機能」となっていると、冗長機能の設定方法なのか、セキュリティ機能の設定方法なのか、明確ではありません。

読む人によっては冗長機能の紹介か!とも思うし、セキュリティ機能の設定方法ね!とどちらに解釈してしまう可能性があります。

そのため、下記のように書くとよいでしょう。

  • 冗長機能の設定方法とセキュリティ機能の設定方法は個別に行う必要があります。セキュリティ機能の設定方法についてまとめます。

こうすることで、明確に読み手に伝えることができます。

言葉の構成

言葉の構成にも注意が必要です。

「赤い大きな屋根の家」では家が赤いのか、屋根が赤いのか一瞬「?」です。さらに、屋根が大きいのか家が大きいのかもあいまいです。

なので、できるだけ「修飾語と被修飾語」を近くに置くようにします。と、あたり前なのですが、文章がながくなったりすると気づかず離れていたりするものです。

大きな屋根の赤い家

赤い屋根の大きな家

修飾語がどちらの単語につくかで印象がこうも変わります。

なので、「赤い大きな屋根の家」も解釈する人によってはどちらにも解釈してしまうことも考えられます。

まとめ

文章の書き方についてまとめました。

基本はやはり、読み手の側で書いた文章を読み直すことです。

書いた本人は知っていることですが、読み手はすべてが未知であるということを意識するだけで、文章の書き方はおのずと変わってくるとおもいます。

・・とえらそうなことを書きましたがわたしもまだまだ勉強せねば!

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千葉県在住のはやと申します。
職業がら執筆業務を主としており、文章の作成には興味がありました。私は色々なかたから、技術的なことを教わり今に至ります。そういった感謝の意味もこめて本ブログでは「痒いところに手が届く」をモットーに、何か皆さまの手助けになればと思い、日々精進しております。

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